Die digitale Lohnabrechnung ist ein moderner Ansatz zur Verwaltung und Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen und anderen Lohnunterlagen. Hier ist eine einfache Erklärung:
Was ist eine digitale Lohnabrechnung?
Anstelle von traditionellen Papierabrechnungen werden Lohnabrechnungen und andere relevante Dokumente in digitaler Form erstellt und an die Mitarbeiter übermittelt. Dies geschieht meist über ein digitales Mitarbeiterpostfach, in dem die Dokumente sicher und bequem zugänglich sind.
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung:
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Zeitersparnis: Die Erstellung und Verteilung digitaler Lohnabrechnungen ist schneller und effizienter als das Drucken und Verschicken von Papierdokumenten.
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Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier, Druckkosten und Porto können Unternehmen erhebliche Kosten sparen.
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Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet auch eine geringere Umweltbelastung.
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Sicherheit: Digitale Lohnabrechnungen können sicher verschlüsselt und gespeichert werden, was die Datensicherheit erhöht.
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Zugänglichkeit: Mitarbeiter können ihre Lohnabrechnungen jederzeit und überall einsehen, solange sie Zugang zum Internet haben.
Wie funktioniert es?
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Erstellung: Der Arbeitgeber erstellt die Lohnabrechnung mithilfe von spezieller Software.
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Zustellung: Die digitalen Lohnabrechnungen werden dann in das digitale Postfach des Mitarbeiters hochgeladen.
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Zugriff: Mitarbeiter können ihre Lohnabrechnungen über ein sicheres Online-Portal einsehen und bei Bedarf ausdrucken.
Rechtliche Aspekte
In Deutschland ist die digitale Lohnabrechnung zulässig, sofern der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Dokumente einzusehen und auszudrucken. Dies entspricht den gesetzlichen Anforderungen gemäß § 108 GewO in Verbindung mit § 126b BGB.
