Welche Alternative lohnt sich für uns?

Question

Hallo zusammen, bei mir auf Arbeit hat die Geschäftsführung gewechselt und die wollen jetzt so einige Sachen ändern. Unter anderem die Dokumentation und Archivierung der Unternehmens- und Auftragsunterlagen usw.. Deshalb soll ich nun jetzt ein Konzept zum Umgang mit abgelegten Unterlagen entwickeln. Und mir stellt sich nach einiger Recherche die Frage, welche Alternative langfristig die beste ist. Reine Aktenlagerung (dauerhaft), nach und nach die Unterlagen digitalisieren und zusätzlich/für den Übergang lagern oder alles in einem Schwung (braucht halt einen eigenen Mitarbeiter)? Dazu habe ich unter anderem bei https://www.dokuhaus.com/aktenlagerung/ geschaut. Die Kosten spielen eher auf Dauer eine Rolle. Für die Ratschläge: Danke im Voraus!

Answer 1

Naja vor der Digitalisierung gibts kein Halt und auch wenn dies eine zusätzliche Arbeitskraft benötigt, dafür wird zukünftig weniger Lagerraum benötigt, denn Speicher braucht nicht viel Platz.

Answer 2

Also ich würde dir dazu raten direkt alles auf einen Schwung zu machen. Es bringt nichts, wenn die Mitarbeiter ständig und jede Woche nach und nach Akten digitalisieren. Dann wird immer etwas anderes auf der Strecke bleiben und der Fokus geht verloren. Ich würde für so eine Aufgabe auch nicht einen Mitarbeiter von seiner Arbeit abziehen, sondern einfach einen virtuellen Assistenten beauftragen. Die sind billiger und euer laufendes Geschäft leidet nicht darunter. Ich finde die Lösung zwar ungewöhnlich, aber gleichermaßen smart. Dafür gibts den Büroservice von Assistenten. Ich kenne z.B.: https://media-sight.de

Answer 3

Tagtäglich werden wir von endlosen Papierbergen an Rechnungen und Belegen überflutet.  Der eben erwähnte Rechnungsdurchlauf, bzw. die Archivierung eingehender Rechnungen ist ein gutes Beispiel für ein DMS. Wird das Dokumentenmanagementsystem mit einem Hochleistungsscanner ausgestattet, können innerhalb weniger Minuten zahlreiche Rechnungen eingescannt und durch die Indexierung und automatische Verarbeitung des DMS geschickt werden. Lediglich Dokumente, bei denen keine klare Erkennung laut des zuvor definierten Layouts erfolgt ist, werden von einem Sachbearbeiter gesichtet und bearbeitet. Der Rest erfolgt vollautomatisch. Mit dem DMS von  https://www.behrens-schuleit.de schafft man sich Ordnung in den Papieren.

Answer 4

Kalender- und Docking-Management. Praktisch jeder wird einverstanden sein, dass Anwaltskanzleien mit der Notwendigkeit konfrontiert sind, Termine, Fristen und Aufgaben zu erfassen; Dies gilt unabhängig vom Übungsbereich der Firma. Mit der Managementsoftware von https://www.nora-software.de, kann der Endbenutzer relevante Daten erfassen und sie einer Angelegenheit zuordnen. Benutzerdefinierte oder vordefinierte Regeln können aktiviert werden, sodass Erinnerungen die Betroffenen darauf aufmerksam machen können, dass sich eine Frist oder ein Ereignis nähert. Da es sich bei der Software um eine gemeinsam genutzte Datenbank handelt, kann eine oder eine beliebige Anzahl von Personen über das bevorstehende Datum informiert werden.

Answer 5

Änderungsmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Bewältigung des Übergangs oder der Transformation von Zielen, Prozessen oder Technologien einer Organisation. Der Zweck des Änderungsmanagements besteht darin, Strategien zu implementieren, um Änderungen herbeizuführen, Änderungen zu kontrollieren und den Menschen zu helfen, sich an Änderungen anzupassen.Die Dokumentation ist eine wichtige Komponente des Änderungsmanagements, um nicht nur einen Audit-Trail aufrechtzuerhalten, falls ein Rollback erforderlich werden sollte, sondern auch um die Einhaltung interner und externer Kontrollen, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sicherzustellen. Weitere Infos unter  https://www.bluechange.de

Answer 6

Ich möchte Ihnen https://www.aktenarchivierung.de/ empfehlen. Die Plattform bietet eine ausgezeichnete Lösung für die Archivierung und Verwaltung von Akten und Dokumenten. Besonders beeindruckt hat mich die Vielfalt ihrer Dienstleistungen, die von der Digitalisierung physischer Akten bis zur sicheren Langzeitarchivierung in spezialisierten Umgebungen reicht.