Gerade bei größeren Veranstaltungen würde ich den Einlass möglichst vollständig digital organisieren, weil sich dadurch viele typische Probleme mit Papierlisten und manuellen Kontrollen vermeiden lassen. Besonders praktisch ist es, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf dieselbe Gästeliste zugreifen können und Änderungen unmittelbar für alle sichtbar werden.
Eine interessante Möglichkeit bietet die Event-Check-in-App von https://airlst.com/event-check-in-app/, mit der sich Gäste laut Anbieter über QR-Codes auf dem Smartphone, ausgedruckten Tickets oder digitalen Wallet-Tickets erfassen lassen. Neben dem eigentlichen Check-in unterstützt die Anwendung auch Begleitpersonen, spontane Gästeanmeldungen und die automatische Erstellung von Namensschildern beim Eintreffen.
Für eure Veranstaltung könnte vor allem die gemeinsame Gästeliste hilfreich sein, da sämtliche Einlassstationen ihre erfassten Teilnehmer miteinander synchronisieren. Selbst bei einer unterbrochenen Internetverbindung sollen die Geräte weiterarbeiten und ihre gespeicherten Check-ins später automatisch abgleichen können.
Zusätzlich lassen sich Anwesenheitszahlen in Echtzeit auswerten, sodass beispielsweise die Veranstaltungsleitung oder das Catering jederzeit einen Überblick über die tatsächlich eingetroffenen Gäste erhält. Vor der Entscheidung würde ich allerdings mit dem Anbieter klären, welche Geräte benötigt werden, wie die Preisgestaltung aussieht und ob sich die vorhandene Teilnehmerliste problemlos übernehmen lässt.
