Um die gewünschte Balance zwischen Ergebnis, Zeit und Kosten
herzustellen, muss sich der Projektmanager um diverse Aufgaben kümmern. Anfangs kümmert er sich darum, die Ziele des Projektes zu definieren. Dies geschieht auf Basis der grundsätzlichen Richtungsentscheidungen des Auftraggebers. Das passiert gern auch zusammen mit den anderen Teammitgliedern, die im Idealfall jeweils einen Fachbereich und dessen Anforderungen und Gegebenheiten repräsentieren. Danach folgt die Definition der Aufgaben und gemäß der internen und externen Ressourcen im Team entsprechend zu verteilen. Der Projektmanager übernimmt auch die monetäre Budgetplanung und erstellt einen genauen Kostenplan.
Deshalb muss der Projektmanager bei der Zeitplanung stets auch die Teammitglieder und externen Beteiligten mit heranziehen. Sie können genauer sagen, wie viel Zeit sie für etwas brauchen und ob die vom Projektmanager oder Auftraggeber anvisierte Deadline angesichts der geplanten Aktionen zu schaffen ist. Die Abstimmung mit Feedbacks und Anpassungswünschen erfolgt meist nach einer ersten alleinigen Planung des Projektmanagers. Im Idealfall ist es ein Konsensergebnis, also ein Ergebnis, das den Vorstellungen und Anforderungen aller Beteiligten entspricht.
Hat das Projekt begonnen, nimmt der Projektmanager unter anderem eine überwachende und steuernde Position ein und erstellt regelmäßig Reports, um insbesondere den Auftraggeber und weitere wichtige Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Dabei steht vor allem die Überwachung des Budgetkonsums sowie ein Soll-/Ist-Abgleich auf dem Aufgabenzettel. Das gilt für interne wie auch externe Projekte. Außerdem kümmert sich der Projektmanager intern wie auch extern um Gremien* zur Entscheidungsfindung bei Zwischenergebnissen und Problemen. Zusätzlich hält der Projektmanager alle zentralen Projektrisiken im Blick und konzipiert Maßnahmen zur Gegensteuerung beziehungsweise schlägt eine Risikoakzeptanz vor. Beide Aufgaben sind Bestandteil des Projektrisikomanagements
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